Remplacer le cahier de crédit : suivre les dettes clients sans rien oublier

Pour remplacer le cahier de crédit, il faut une règle claire avant de vendre à crédit (qui, combien, jusqu'à quand) et un registre qui ne se perd pas. Dans StockPlus, une vente payée en dessous de son total passe en « Paiement partiel » : le reste dû est suivi par client, chaque versement s'y ajoute, et « Relancer sur WhatsApp » prépare un rappel poli.

Pourquoi le cahier de crédit finit toujours par coûter de l'argent ?

Le cahier de crédit rend service pendant des années, jusqu'au jour où il pose problème :

• Le cahier se perd ou se mouille. Une fuite dans le toit, un sachet d'huile renversé, et ce sont des semaines de crédits à reconstituer de mémoire.
• Le montant est contesté. « J'ai déjà donné 2 000 la semaine passée. » Si le versement n'a pas été noté, ou noté sur une autre page, c'est votre parole contre celle du client, et vous finissez souvent par céder.
• Les petites dettes s'oublient. Un paquet de sucre ici, une recharge là : 500 F CFA par-ci, 1 000 F CFA par-là. Pris un par un, ces montants ne valent pas une dispute. Additionnés sur un mois et sur dix clients, ils représentent une vraie part de votre marge.
• Personne ne connaît le total. Combien vos clients vous doivent-ils en tout aujourd'hui ? Avec un cahier, il faut tout additionner à la main, donc on ne le fait presque jamais.

Le problème n'est pas le crédit lui-même. Vendre à crédit fidélise les clients du quartier et fait tourner la boutique. Le problème, c'est le crédit sans règle et sans registre fiable.

Quelles règles fixer avant de vendre à crédit ?

Ces règles valent avec ou sans application. Écrivez-les, affichez-les si besoin, et appliquez-les à tout le monde, y compris à la famille.

1. Une règle d'accès

Décidez qui peut prendre à crédit. Par exemple : les clients connus depuis au moins trois mois, qui habitent le quartier et dont vous avez le numéro de téléphone. Un inconnu paie comptant, sans exception.

2. Un plafond par client

Fixez un montant maximum de dette en cours par client. Un voisin qui achète au jour le jour n'a pas le même plafond qu'un fonctionnaire payé en fin de mois. Tant que le plafond est atteint, plus de nouveau crédit : le client paie d'abord une partie de sa dette.

3. Une date d'échéance

Chaque crédit a une date de remboursement convenue à voix haute : la fin de la semaine, le jour de paie, le retour du marché. Une dette sans date n'est jamais urgente, ni pour le client ni pour vous.

4. Des versements notés un par un

Acceptez les paiements partiels, mais notez chaque versement au moment où il arrive, avec la date et le montant. C'est ce qui évite la phrase « j'ai déjà donné ». Le client doit pouvoir voir ce qui reste.

Ces quatre règles tiennent sur une feuille. La difficulté est de les tenir dans la durée.

Comment StockPlus suit les ventes à crédit ?

Dans StockPlus, il n'y a pas de cahier à part : la dette naît de la vente elle-même. Voici le déroulé sur l'application mobile.

1. À la caisse, ajoutez les produits et choisissez le client. Pour un client régulier, créez-le une fois avec son nom et son téléphone (le téléphone est facultatif, mais il sert à la relance).
2. Encaissez ce que le client donne. S'il paie moins que le total, l'application prévient : « La vente sera en paiement partiel ». S'il ne paie rien, choisissez « Régler plus tard » : c'est une « Vente à crédit », et tout le montant reste dû.
3. Le reste dû est suivi automatiquement. La vente garde le statut « Paiement partiel » tant qu'il reste quelque chose à payer.
4. Quand le client revient payer, ouvrez « Recouvrement des dettes », choisissez le client, puis « Encaisser la dette » : l'application ouvre sa vente ouverte la plus ancienne et affiche le « Reste dû ». Saisissez le montant, le « Mode de paiement » (Espèces, Mobile Money, Carte, Virement, Autre), puis « Enregistrer ». Vous pouvez ensuite « Imprimer la décharge » : un reçu que le client garde comme preuve de son paiement, ce qui évite les contestations.
5. Le versement est plafonné au montant encore dû. Quand le reste tombe à zéro, la vente est soldée et quitte la liste des dettes.

Une même vente peut recevoir autant de versements que nécessaire. Chacun reste visible comme une ligne de paiement distincte, ce qui règle la plupart des contestations : le client voit ce qu'il a donné, quand, et ce qui reste.

Que montre l'écran « Recouvrement » ?

L'écran « Recouvrement » répond aux questions que le cahier rend pénibles :

• « Dette totale » : ce que l'ensemble de vos clients vous doit en ce moment ;
• « Ventes à crédit » : le nombre de ventes pas encore soldées ;
• « Clients » : le nombre de clients qui vous doivent de l'argent ;
• « Par client » : la liste des débiteurs avec le montant « Restant » de chacun ;
• « Meilleurs clients » : ceux qui achètent le plus, utile pour décider à qui accorder du crédit.

Exemple : une épicerie de Yopougon et trois clients

Prenons une épicerie de quartier à Yopougon, à Abidjan. Trois clients prennent à crédit dans le mois.

• Awa achète un sac de riz de 25 kg à 17 500 F CFA et donne 10 000 F CFA. La vente passe en « Paiement partiel » avec 7 500 F CFA restants. Le samedi, elle verse 5 000 F CFA par Wave : l'épicier l'enregistre en mobile money, il reste 2 500 F CFA.
• M. Traoré, maçon payé en fin de chantier, prend de l'huile et du sucre pour 9 000 F CFA sans rien payer : c'est une « Vente à crédit » de 9 000 F CFA.
• Koffi, un voisin, laisse trois petites ardoises dans le mois : 1 500, 2 000 et 1 000 F CFA. Dans un cahier, ce sont exactement les dettes qu'on oublie.

En fin de mois, l'épicier ouvre « Recouvrement » : la « Dette totale » affiche 16 000 F CFA, sur 3 clients. Il n'a rien additionné.

Awa repasse et tend un billet de 5 000 F CFA pour solder ses 2 500 F CFA. L'application limite la saisie au reste dû : l'épicier enregistre 2 500 F CFA, et les 2 500 F CFA restants sont de la monnaie à rendre, pas un paiement. Sa vente est soldée et Awa disparaît de la liste.

Pour Koffi, qui a trois petites ventes ouvertes, le bouton « Relancer sur WhatsApp » prépare un message qui reprend le total et la date de la vente la plus ancienne.

Comment relancer un client sans le vexer ?

Le bouton « Relancer sur WhatsApp » se trouve sur la fiche du client et dans la liste de recouvrement. Il ouvre WhatsApp depuis votre téléphone avec un message déjà rédigé, sur ce modèle :

Bonjour Koffi, ici Épicerie du Carrefour. Il vous reste 4 500 F CFA à régler (3 ventes en cours, la plus ancienne du 2 septembre). Merci de passer nous voir ou de nous contacter pour le règlement.

Rien ne part tout seul : vous relisez, vous modifiez si vous voulez, et vous envoyez. C'est voulu : vous savez mieux que personne qui relancer cette semaine et qui laisser tranquille jusqu'à sa paie.

Un modèle de message à adapter

Si vous préférez un ton plus personnel, ou pour une deuxième relance, voici un modèle courtois à copier et à adapter :

Bonjour Madame Koné, j'espère que vous allez bien, ainsi que la famille. Je fais le point sur les comptes de la boutique : il reste 7 500 F CFA sur vos achats du mois. Comme convenu, pouvez-vous passer d'ici samedi ? Vous pouvez aussi régler par Wave ou Orange Money sur ce numéro. Merci pour votre fidélité, et bonne journée.

Quelques principes qui marchent :

• Saluez d'abord, parlez de la dette ensuite.
• Donnez un montant précis et rappelez l'échéance convenue.
• Proposez une solution : un passage à la boutique, un paiement mobile money, un versement partiel.
• Relancez à heure raisonnable, et jamais devant d'autres clients.
• Espacez les relances : à l'échéance, une semaine plus tard, puis un appel.

Cahier ou application : qu'est-ce qui change vraiment ?

Si vous vendez aussi par WhatsApp ou Facebook, les commandes qui arrivent par ces canaux peuvent devenir des ventes dans la même application : voyez notre guide pour vendre sur WhatsApp et Facebook avec un vrai stock. Et si c'est la saisie de vos produits qui vous freine pour démarrer, lisez comment créer votre catalogue à partir d'une photo.

Les limites à connaître

StockPlus remplace le cahier, pas votre jugement. Ce qu'il ne fait pas aujourd'hui :

• Pas de plafond de crédit automatique. L'application ne bloque pas une vente parce qu'un client dépasse un montant. C'est à vous de regarder son « Restant » avant d'accorder un nouveau crédit.
• Pas de date d'échéance sur les ventes. Le repère disponible est la date de la vente la plus ancienne encore ouverte. L'échéance convenue reste une règle entre vous et le client.
• Pas de relance automatique. Aucun message ne part sans vous. « Relancer sur WhatsApp » ouvre simplement WhatsApp avec le texte prêt.
• La relance se fait depuis le téléphone. Le bouton est sur l'application mobile ; il n'a pas d'équivalent sur la version web.
• Il faut le numéro du client. Sans téléphone enregistré sur la fiche client, le bouton de relance n'apparaît pas.
• Il faut noter le client à la vente. Une vente à crédit sans client choisi est difficile à retrouver « Par client ». Prenez l'habitude de sélectionner le client avant d'encaisser.

Pour une épicerie de quartier, la combinaison qui marche est simple : des règles écrites et un registre qui ne se mouille pas. Voyez aussi la page StockPlus pour les commerces d'alimentation.