Plusieurs boutiques ou un dépôt : transferts, inventaire, coût de revient

Pour que deux boutiques et un dépôt gardent un stock juste, chaque marchandise qui bouge doit passer par un transfert tracé, et chacun doit avoir son propre accès. Dans StockPlus, un transfert numéroté TRF (par exemple TRF-20260918-0003) suit le trajet « En attente », « En transit », « Reçu ». Les ventes puisent dans les lots les plus anciens, et le coût de revient est la moyenne pondérée des lots restants.

Pourquoi le stock de deux boutiques et d'un dépôt finit par ne plus rien vouloir dire ?

Avec une seule boutique, le commerçant voit son stock de ses propres yeux. Dès qu'il ouvre une deuxième boutique ou loue un dépôt, il ne voit plus tout, et les écarts s'installent pour des raisons très ordinaires :

• La marchandise bouge sans papier. Le tricycle part du dépôt avec 30 sacs de ciment, un coup de fil suffit, personne ne note rien. Le dépôt croit avoir encore les 30 sacs, la boutique les vend sans les avoir enregistrés.
• On corrige à la main, des deux côtés. Pour rattraper, on retire 30 sacs au dépôt et on en ajoute 30 à la boutique. Si l'une des deux corrections est oubliée, 30 sacs apparaissent ou disparaissent.
• Le trajet n'existe pas dans les comptes. Entre le départ du dépôt et l'arrivée en boutique, la marchandise est dans un camion. Si rien ne dit qu'elle est « en route », un sac tombé ou volé en chemin ne laisse aucune trace.
• Tout le monde utilise le même compte. Quand le gérant, le caissier et le magasinier partagent le téléphone du patron, on ne sait plus qui a fait quoi.
• Le coût d'achat change, le prix de vente non. Le sac acheté 4 400 F CFA en janvier coûte 5 000 F CFA en mars. Si le prix de vente n'a pas bougé, la marge fond sans que personne ne le voie.

Aucun de ces problèmes ne vient de la malhonnêteté. Ils viennent d'un stock suivi en un seul bloc alors que la marchandise est répartie en plusieurs endroits.

Comment fonctionne un transfert de stock dans StockPlus ?

Un transfert, c'est un bon de sortie et un bon d'entrée réunis dans un seul document. Dans StockPlus, il porte un numéro formé de TRF, de la date et d'un numéro d'ordre (par exemple TRF-20260918-0003 pour le troisième transfert du 18 septembre 2026) et passe par des statuts précis.

Les étapes dans l'application

1. Dans « Transferts de stock », touchez « Nouveau transfert ».
2. Choisissez la « Boutique source » (par exemple le dépôt) et la « Boutique destination ». Les deux doivent être différentes.
3. « Ajouter un article » pour chaque produit, avec sa quantité, puis « Créer le transfert ». Le statut est « En attente ».
4. Au départ de la marchandise, touchez « Expédier ». Le transfert passe « En transit » et le stock sort de la source.
5. À l'arrivée, la personne qui réceptionne ouvre le transfert, compte, saisit la « Quantité reçue » et valide « Recevoir le transfert ». Le statut passe à « Reçu ».

Un transfert créé par erreur peut être annulé avec « Annuler le transfert » tant qu'il est « En attente ». Après l'expédition, ce n'est plus possible : la marchandise est partie, elle doit être reçue.

À destination, les quantités reçues entrent en stock comme un nouveau lot, valorisé au coût moyen du produit. La valeur du stock suit donc la marchandise d'un emplacement à l'autre.

Qui fait quoi : propriétaire, gérant, caissier, magasinier

StockPlus distingue les emplacements de type boutique et de type dépôt, et quatre rôles, du plus large au plus restreint :

Le propriétaire ou le gérant rattache chaque utilisateur aux emplacements où il travaille. Le caissier de la boutique du marché est rattaché à cette boutique, le magasinier au dépôt. Chacun a son propre accès, et les mouvements de stock ne se font plus sous un compte partagé.

Comment StockPlus calcule le vrai coût de revient ?

Deux mécanismes travaillent ensemble.

Les lots. Chaque arrivée de marchandise crée un lot, avec sa quantité et son prix d'achat unitaire. Quand vous vendez, StockPlus puise dans les lots de la boutique qui vend, les plus anciens d'abord (FIFO : premier entré, premier sorti). Pour les produits périssables, vous pouvez choisir dans « Suivi de péremption » la « Stratégie de déstockage » FEFO (premier périmé, premier sorti) : les lots qui périment le plus tôt sortent alors en premier, et les lots sans date restent en FIFO.

Le coût moyen pondéré (CMP). Après chaque vente et chaque réception, le coût du produit est recalculé comme la moyenne des prix d'achat des lots qui restent, pondérée par leurs quantités. Un lot presque épuisé pèse peu, un gros lot récent pèse beaucoup.

Exemple : le sac de ciment dans une quincaillerie de Bamako

Prenons une quincaillerie de Bamako qui vend du ciment en sacs.

1. Janvier : elle achète 100 sacs à 4 400 F CFA. Stock : 100 sacs, coût moyen 4 400 F CFA.
2. Mars : le prix fournisseur monte. Elle achète 60 sacs à 5 000 F CFA. Stock : 160 sacs.
   • Valeur : 100 × 4 400 + 60 × 5 000 = 440 000 + 300 000 = 740 000 F CFA.
   • Coût moyen : 740 000 ÷ 160 = 4 625 F CFA le sac.
3. Avril : elle vend 80 sacs. En FIFO, les 80 sacs sortent du lot de janvier, à 4 400 F CFA.
   • Il reste 20 sacs du lot de janvier et 60 du lot de mars.
   • Valeur restante : 20 × 4 400 + 60 × 5 000 = 88 000 + 300 000 = 388 000 F CFA.
   • Nouveau coût moyen : 388 000 ÷ 80 = 4 850 F CFA le sac.

Ce que le quincaillier doit en retenir : ses 80 premiers sacs lui ont coûté 4 400 F CFA pièce, mais le sac qu'il a encore en rayon lui revient à 4 850 F CFA en moyenne. S'il continue à vendre à 5 000 F CFA parce que « c'est le prix habituel », sa marge passe de 600 F CFA à 150 F CFA par sac en moyenne, sur un produit lourd à transporter et à stocker. Le CMP est le chiffre à regarder avant de fixer le prix de vente.

Les erreurs les plus fréquentes, et comment les corriger

Sur ce dernier point, un inventaire n'oblige pas à baisser le rideau : voyez notre méthode pour faire l'inventaire de sa boutique sans fermer.

Les limites à connaître

• Un seul coût moyen par produit. Le CMP est calculé sur l'ensemble des lots restants du produit, tous emplacements confondus. StockPlus ne tient pas un coût moyen séparé par boutique.
• Le transfert se reçoit au coût moyen. À destination, le lot reçu est valorisé au coût moyen du produit au moment de la réception, pas au prix d'achat d'un lot précis.
• Pas d'annulation après expédition. Un transfert « En transit » ne peut plus être annulé ; il doit être reçu, avec la quantité réellement arrivée.
• Il faut au moins deux emplacements. Un transfert va toujours d'un emplacement à un autre : une boutique seule n'a rien à transférer.
• Il faut du réseau au moment d'enregistrer. L'application résiste aux coupures réseau, mais une expédition ou une réception n'est prise en compte qu'une fois envoyée avec une connexion. En cas de coupure, vérifiez le statut du transfert et recommencez quand le réseau revient.

Si votre activité est la quincaillerie, la page StockPlus pour les quincailleries détaille les usages propres au métier. Et si vous suivez aujourd'hui vos emplacements dans des fichiers séparés, la comparaison StockPlus ou Excel aide à voir ce qui change.