Recevoir ses commandes par e-mail : une adresse, tous vos canaux de vente
Par Roland Kalmogo · Passionné par les boutiques bien tenues
Mis à jour le · 7 min de lecture
Vos commandes n'arrivent pas toutes au même endroit : une marketplace vous envoie un e-mail, le formulaire de votre site en envoie un autre, un revendeur écrit sa liste à la main, et une cliente vous laisse un message WhatsApp. StockPlus vous donne une adresse e-mail privée : tout ce que vous lui faites suivre devient un brouillon de commande, relu par vous, puis une vente qui déduit le stock.
Le problème : des commandes qui arrivent de partout
Prenons Awa, qui vend de l'alimentaire en gros à Bobo-Dioulasso. Le lundi matin, elle a devant elle : deux e-mails d'une marketplace, un export de commandes en fichier Excel, quatre messages WhatsApp de revendeurs, et une photo d'un bon de commande griffonné par un client de passage.
Chacun de ces canaux lui apporte de l'argent. Aucun ne lui apporte un stock juste. Elle ressaisit tout à la main dans son cahier, puis le soir elle ne sait plus si le sac de riz vendu par la marketplace est celui qu'elle a promis à son revendeur. Ce travail de recopie, c'est là que naissent les ruptures et les ventes en double.
La réponse de StockPlus : une file unique de brouillons
Peu importe par où la commande arrive, elle finit au même endroit : un brouillon à relire. Vous corrigez ce qui doit l'être, vous validez, et la commande rejoint vos commandes en ligne, avec son numéro ORD, exactement comme une commande passée sur votre boutique stockplus.app/s/votre-boutique.
L'e-mail est le canal le plus automatique des quatre : une fois l'adresse en place, vous n'avez plus rien à copier-coller.
Comment créer son adresse e-mail privée
- Ouvrez « Commande externe » dans StockPlus, sur mobile ou depuis le tableau de bord.
- Touchez l'icône enveloppe, puis « Créer mon adresse ».
- Copiez ou partagez l'adresse. Elle est unique à votre boutique et volontairement impossible à deviner.
- Faites-la suivre : dans Jumia ou votre outil d'envoi, ajoutez-la comme destinataire des e-mails de commande. Dans votre boîte mail, une règle de transfert automatique fait le même travail.
- Autorisez vos expéditeurs habituels dans « Expéditeurs autorisés », pour que leurs commandes arrivent sans avertissement.
Vous gardez la main : « Désactiver » coupe l'arrivée des e-mails, et « Changer d'adresse » en crée une nouvelle, l'ancienne cessant aussitôt de recevoir quoi que ce soit.
Ce que StockPlus lit dans un e-mail
Un e-mail de commande n'a jamais deux fois la même forme. Une marketplace envoie un tableau, un revendeur écrit trois lignes, un client raconte sa commande en une phrase. StockPlus en extrait ce qui compte : les articles, les quantités, les prix quand ils sont indiqués, le nom et le téléphone du client, l'adresse de livraison et la référence externe de la commande.
Chaque ligne extraite est ensuite rapprochée d'un article de votre catalogue. StockPlus procède par étapes, de la plus sûre à la plus incertaine.
Quand vous corrigez vous-même une ligne, la correspondance est retenue : la prochaine fois que « sac cuir MRN » arrivera, StockPlus saura déjà de quel article il s'agit. Les lignes douteuses portent la mention « à vérifier », et celles qui ne correspondent à rien peuvent rester en « ligne libre », c'est-à-dire sans article ni mouvement de stock.
Les prix affichés sont ceux de votre boutique de référence, et restent modifiables ligne par ligne.
Pourquoi il y a toujours une relecture
Parce qu'un e-mail n'est pas une source sûre. Le texte peut être ambigu, la quantité mal écrite, l'expéditeur mal intentionné. Faire entrer ce contenu directement dans votre stock reviendrait à laisser un inconnu écrire dans votre cahier.
StockPlus pose donc trois garde-fous :
- Le brouillon obligatoire. Un e-mail crée une commande « À relire », jamais une vente. C'est vous qui validez.
- L'expéditeur à confirmer. Un e-mail venant d'une adresse que vous n'avez pas encore autorisée est marqué ainsi, et ne peut pas être validé avant que vous, ou votre gérant, autorisiez cet expéditeur.
- Le doublon écarté. Un même e-mail reçu deux fois, ou le même contenu envoyé par deux chemins, ne crée qu'un seul brouillon.
Les e-mails classés indésirables ou porteurs d'un virus sont ignorés avant même la lecture. Et le contenu brut d'une commande, qui porte le nom, le téléphone et l'adresse du client, est effacé après trente jours : la commande et son historique restent, la matière première disparaît.
Les trois autres canaux
L'e-mail n'est pas le seul chemin, et tous aboutissent au même brouillon.
| Canal | Quand l'utiliser | Comment |
|---|---|---|
| La commande arrive déjà par e-mail | Vous la faites suivre à votre adresse privée | |
| Texte collé | Message WhatsApp ou Facebook, note prise au vol | « Coller un texte », puis « Lire la commande » |
| Photo | Capture d'écran d'une conversation, bon de commande papier | « Photo » : appareil photo ou galerie |
| Fichier | Export de commandes d'une marketplace | « Importer un fichier » : .xlsx ou .csv |
Pour un fichier, StockPlus vous demande une seule fois quelle colonne contient quoi, puis mémorise ce choix pour ce format : les imports suivants passent sans question. Les commandes déjà importées sont reconnues et ignorées.
La photo et la capture d'écran sont lues sur le moment et ne sont pas conservées.
De la commande à la vente
Valider un brouillon crée une commande dans « Commandes en ligne », avec un numéro qui commence par ORD. À partir de là, rien ne change par rapport à une commande venue de votre boutique en ligne : vous la faites avancer (Nouvelle, Confirmée, Prête, En livraison, Livrée), et le bouton « Créer la vente » la transforme en vente réelle, aux prix de votre boutique de référence, avec le stock déduit.
C'est ce dernier geste, et lui seul, qui touche votre stock et votre chiffre d'affaires. Pour le détail de ce parcours, voir vendre sur WhatsApp et Facebook sans site web.
La journée d'Awa, version StockPlus
- Dimanche soir, elle crée son adresse privée et ajoute une règle de transfert dans sa boîte mail pour les e-mails de la marketplace.
- Lundi 7 h, deux e-mails de commande arrivent pendant qu'elle ouvre sa boutique. StockPlus la prévient : deux brouillons l'attendent.
- 7 h 15, elle relit le premier. Trois lignes sur quatre sont déjà rapprochées du bon article ; elle corrige la quatrième, « riz parfumé 25 », en choisissant l'article dans la liste.
- 7 h 20, elle valide : la commande ORD est créée, le revendeur est rappelé pour confirmer la livraison.
- Dans la matinée, un revendeur lui écrit sur WhatsApp. Elle colle le message dans « Coller un texte » : même file, même relecture.
- Midi, elle importe l'export .xlsx de la marketplace. Les deux commandes déjà reçues par e-mail sont reconnues et ignorées : pas de doublon.
- Le soir, ses ventes de la journée, quel que soit le canal, sont au même endroit, avec un stock à jour.
Les limites à connaître
- Aucune connexion directe à une marketplace. StockPlus lit ce que vous lui faites suivre ; il ne se connecte pas au compte vendeur de Jumia ou d'une autre plateforme.
- La relecture reste obligatoire, y compris quand la lecture est parfaite. C'est une garantie, pas une étape provisoire.
- La lecture par l'IA est facturée sur votre solde de crédits IA : un e-mail, un texte collé ou une photo consomme une lecture. L'import de fichier, lui, est lu sans IA et ne consomme rien.
- Une commande n'est pas une vente. Tant que vous n'avez pas créé la vente, le stock n'est pas déduit et rien n'est réservé.
- Fonction Pro. L'ingestion de commandes fait partie de l'abonnement Pro ; la boutique en ligne et ses commandes restent accessibles à tous.
- Le contenu brut est effacé après trente jours, ce qui est voulu : la commande reste, les données personnelles du message ne s'accumulent pas.
Questions fréquentes
Comment recevoir automatiquement ses commandes Jumia dans son stock ?
StockPlus vous donne une adresse e-mail privée. Vous faites suivre à cette adresse les e-mails de commande que vous recevez de Jumia, de votre site ou d'un client. Chaque e-mail devient un brouillon de commande : StockPlus en lit les articles, les quantités, le nom et le téléphone du client. Vous relisez, vous validez, et la commande rejoint vos commandes en ligne.
L'application valide-t-elle la commande toute seule ?
Non, et c'est volontaire. Un e-mail crée toujours un brouillon « À relire ». Rien n'entre dans votre stock ni dans votre chiffre d'affaires tant que vous n'avez pas validé le brouillon, puis créé la vente.
Que se passe-t-il si quelqu'un envoie un faux e-mail à mon adresse ?
L'adresse est privée et impossible à deviner. Un e-mail venant d'un expéditeur que vous n'avez pas encore autorisé est marqué « Expéditeur à confirmer » : il faut l'autoriser avant de pouvoir valider la commande. Les e-mails classés indésirables ou porteurs de virus sont ignorés, et vous pouvez désactiver ou changer l'adresse à tout moment.
Et si le même e-mail arrive deux fois ?
Il ne crée qu'un seul brouillon. StockPlus reconnaît un contenu déjà lu et vous renvoie le brouillon existant, ce qui évite les commandes en double.
Faut-il un abonnement pour recevoir les commandes par e-mail ?
Oui. L'ingestion de commandes, par e-mail comme par texte collé, photo ou fichier, fait partie des fonctions Pro. La boutique en ligne StockPlus et ses commandes, elles, restent accessibles à tous.
Peut-on aussi importer un fichier de commandes Jumia ?
Oui. « Importer un fichier » lit un export .xlsx ou .csv, une commande par numéro. StockPlus mémorise la correspondance des colonnes pour ce format, donc l'import suivant ne repose plus la question.
